A organização aplicando 5s na residência não é uma tarefa fácil, devido a correria do dia a dia, não temos tempo para parar, e fazer a organização dos armários, caixas, pacotes, arquivos, fotos, gavetas etc.
A necessidade maior na organização é quando necessitamos de localizar uma conta já paga, para por exemplo, evitar o corte de água, luz, gás ou telefone, ai, começa a correria, procura ali, olha aqui, abre caixas, procura nas gavetas, revira toda a papelada, e não encontramos nada.
Tudo isso pode ser resolvido aplicando 5s:
A agilidade na localização de documentos, facilita o dia a dia, porém, o hábito de guardar sem necessidade, encher gavetas, armários, pastas, arquivos e muitos outros meios de armazenamento, em vários casos, evita a devida limpeza por medo e ou insegurança.
Se você já passou por alguma dessas situações, precisa aplicar em sua residência, o programa de qualidade 5S, criado pelos administradores japoneses.
Dicas de como aplicar em sua residência:
1- Senso de utilização
Identifique tudo aquilo que não utiliza mais, faça uma análise de todos os objetos, documentos e equipamentos inúteis, separando-os por grandes categorias: documentos, equipamentos, peças, roupas, eletrodomésticos etc.
Para definir o que realmente utilizar, faça algumas perguntas:
• Qual a freqüência de utilização?
• Se for documento, é cópia ou original? Preciso guardar?
• Eletrodoméstico, está em funcionamento, quebrado?
• Eletrodoméstico, se quebrado, vai levar para conserto? Vai doar?
• Se for documento, conheço o prazo legal de guarda? Posso eliminar?
• Roupas, ainda vou utilizar? Posso doar?
• Restos de obra, que você não vai mais utilizar?
Na eliminação, fragmente a documentação, pois isso garante que pessoas não autorizadas, leia informações sigilosas.
Em casa, utilize a tesoura e picote os documentos, depois, separe em sacos de lixo diferentes, coloque na lixeira em dias alternados.
Se fizer doação, procure uma entidade assistencial de sua cidade, que possui Loja de Material Usado, pois você estará contribuindo para fazer a diferença na vida de muitas pessoas.
2- Senso de organização
Identificar e organizar tudo, para que todos possam localizar facilmente. Utilize etiquetas para sinalizar os armários, caixas, pacotes, estantes e etc.
Se for documento, utilize etiqueta o com o título do documento em pastas suspensa, caixas, estanterias e arquivos de 4 gavetas e etc.
Em casa, utilize cores para identificar pastas/caixas com documentos, pois esta prática agiliza a busca.
Não deixe de produzir um Índice/Inventário de toda a documentação arquivada.
3- Senso de saúde, higiene e limpeza
Manter o ambiente de sua casa sempre favorável a saúde e higiene.
Mantenha as mesas sempre limpas, no final de cada tarefa, guarde tudo que utilizou para que se possa começar sem transtornos o dia seguinte.
Restos de alimentos, atrai insetos, que poderão transmitir doenças e danificar documentos, utilize um triturador para restos de alimentos.
Os armários, devem ser limpos diariamente, para evitar acúmulo de poeiras, traças, baratas e outros animais.
Equipamentos fora de uso, deve ser vendido ou doado, o excesso de materiais inservíveis no ambiente, dificulta a limpeza, ocupa espaço desnecessário e cria esconderijo de animais.
4- Senso de conservação e manutenção
Faça um planejamento de suas tarefas diárias, priorize organizar, documentos, materiais e equipamentos que utiliza diariamente, mantenha-os em local de fácil acesso.
Reúna sua família, mostre a importância de manter tudo organizado, de maneira que todos se comprometam a colaborar com as mudanças implementadas.
Restos de obra, deve ser entregue em ponto de recebimento, especialmente preparado pela prefeitura, verifique a existência deste ponto em sua cidade.
5- Senso de autodisciplina
Convencidos das vantagens dos quatro 5s, sua família passará a cumprir as regras estabelecidas, sem necessidade de cobrança.
Crie uma lista de tarefas diária, semanal, mensal e anual, isto facilitará a manutenção da rotina e tudo que deverá ser organizado.
Você pode encontrar também, muitos aplicativos que ajudam a manter esta rotina registrada, programe o disparo de e-mail para toda a família, alertando das tarefas que deverão ser cumpridas.
Mantenha sua caixa de e-mail sempre atualizada, evitando perder tempo na busca de informações.
Não esqueça que uma boa organização, dependerá muito do cumprimento de uma rigorosa rotina de tarefas, que você deverá ser o primeiro a cumprir, para dar bons exemplos para toda a família.
Matéria publicada em: http://www.grupoalliance.com.br/aplicando-5s/
